Pilotointi

Yksi workshop ja Pilotti on on-line.
Suomeksi: yksi palaveri ja verkkopalvelusi on valmiina kommentoitavaksi.

Katso Beta Pilotti esite >

Beta Pilotti ja julkisrahoitteinen palvelutuottaja
– verkkopalvelun kilpailutus

Asiakkaan ongelma

Useassa sisäisessä palaverissa oli jo vuoden ajan sivuttu tulevan verkkopalvelun tarvetta ja sen toteutusta. Palvelu olisi ehdottoman tarpeellinen, sillä se säästäisi paljon omien työntekijöiden työaikaa sekä helpottaisi asiakkaiden asiointia verkossa. Uudistuksen tärkein tehtävä olisi yhdistää monta erillistä verkkopalvelua yhdeksi kokonaisuudeksi nykyaikaisella käytettävyydellä. Sisäisesti tällä tavalla eri järjestelmien hallinta olisi helpompaa ja niiden käytön opetteleminen nopeampaa. Tästä olisi erityisesti hyötyä harjoittelijoiden perehdyttämisessä.

Hankintalaki vaatii kilpailutuksen

Kilpailutustyöryhmä oli aiemmin käyttänyt vastaavissa tapauksissa ulkopuolisia konsultteja, mutta nyt he halusivat tehdä juuri omaan toimenkuvaansa sopivan palvelun, sillä he tiesivät tarkasti päivittäisten rutiinien kipukohdat.

Aiemmissa projekteissa oli toisinaan käynyt niin, että huolellisesta suunnittelusta huolimatta vasta verkkopalvelun testausvaiheessa huomattiin palvelussa olennaisia käytännön työskentelyä vaikeuttavia puutteita. Niiden korjaaminen oli hidasta ja kallista, joskus jopa mahdotonta.

Syy verkkopalvelun ongelmakohtiin ei ollut työryhmissä, suunnittelussa eikä toteutuksessa. Kaikki olivat omien alojensa ammattilaisia.

Missä siis oli ongelman ydin?

Ongelman selvittäminen

Kokenut projektipäällikkö alkoi selvittää ongelmaa. Hän kävi lävitse kaiken projektidokumentaation pienistä ja suurista jo toteutuneista projekteista. Näiden perusteella hän teki erilliset kyselyt omalle organisaatiolleen ja organisaation asiakkaille.

Hän vertasi alkuperäisiä suunnitelmia valmiiseen toteutukseen. Lisäksi hän vertasi projektien aikaisia käyttäjäpalautetteita valmiin palvelun jälkeisiin käyttäjäpalautteisiin.

Tulos oli yllättävä. Näytti siltä, että niillä verkkopalveluilla jotka toteutuivat täysin alkuperäisten suunnitelmien mukaan oli vähemmän tyytyväisiä käyttäjiä niin organisaation sisällä sekä heidän asiakkaissaan, kuin sellaisilla projekteilla joissa oltiin kesken kaiken muutettu jopa palvelun pääasiallista tarkoitusta.

Projektipäällikkö pohti asiaa. Miten voisi kilpailuttaa verkkopalvelua jos organisaatio ei itsekään ole varma siitä mitä tarvitsee? Entä jos oma tarve on liian selkeä, niin jääkö asiakas kunnolla huomioimatta? Miten voit tietää mitä asiakas tarvitsee jos asiakas ei tiedä millainen palvelu häntä eniten hyödyttäisi?

Palvelua pitäisi siis päästä testaamaan todellisessa toimintaympäristössä kaikilla käyttäjäprofiileilla ennen tilaamista.

Mahdoton tilanne?

Ratkaisu

Projektipäällikkö oli monessa liemessä keitetty. Hän ehdotti kilpailutustyöryhmälle, että entä jos aluksi suunnittelisimme huonommin, nopeammin ja halvemmalla mutta silti toiminnallisen palvelun. Sellaista olisi nopea arvioida suoraan verkossa, kukin tahoillaan. Palautetta voisi antaa missä ja milloin tahansa.

Työryhmä oli ensin epäileväinen. Emmehän me voi tehdä huonoa nopeasti ja halvalla. Palvelumme on laadukasta ja olemme siitä ylpeitä.

Projektipäällikkö täsmensi, että kyse ei ole lopullisesta tuotteesta vaan mallista jota käytetään tiedon keräämiseen. Malli kuitenkin sisältää palvelun tärkeimmät ydinkohdat verkossa toimivana toteutuksena ja ydinkohtia olisi helppo muuttaa jos siihen huomataan tarvetta.

Lisäksi mallin avulla voidaan myöhemminkin testata nopeasti ja käytännönläheisesti organisaation sisältä ja sen asiakkailta tulevia uusia ideoita, vaikka varsinainen ohjelmistokehityksen suunnittelu olisi jo käynnissä.

Työryhmä oli hieman epäileväinen, mutta päätti testata pikamallin rakentamista. Olisihan se vain pieni kulu suhteessa lopullisen palveluun kustannuksiin.

Ryhmä päätyi ratkaisuun, jossa ennen varsinaista kilpailutusta rakennetaan tarvittavasta palvelusta toimiva malli, jota oma organisaatio ja asiakkaat pääsisivät arvioimaan. Palvelua kehitettäisiin siis pääkohdiltaan jo ennen tarjouspyyntövaihetta.

Mallin perusteella palvelun toteuttaja tietäisi etukäteen asiakkaan tarpeet ja pystyisi arvioimaan tarvittavia teknisiä ratkaisuja hyvinkin yksityiskohtaisesti. Näin saataisiin parempia ja tarkempia tarjouksia sekä aikataulutuksia.

Päätettiin soittaa Betamiehelle.

Beta Pilotti

Beta Pilotilla testataan tulevan verkkopalvelun sisältö, toiminnat ja ideat ennen varsinaista tarjouspyyntövaihetta. Workshopin perusteella tehdään Beta Pilotti joka toimii mobiilisti. Pilotista kerätyn datan ja palautteen avulla on helppo laatia selkeä tarjouspyyntö palvelun tuottajalle. Tuottaja pystyy Beta Pilotin avulla tekemään paremman tarjouksen.

Beta Pilotin sisältö
Workshop, 1 päivä

  • Mukana suunnittelutyöryhmät organisaatiolta, mahdollisesti heidän asiakkaitaan sekä Betamiehet

Pilotin rakentaminen

  • Beta Pilotti rakennetaan verkkoon
  • Suunnittelutyöryhmät arvioivat Pilottia
  • Pikamalli testattavissa verkossa
    • Toimii kaikilla päätelaitteilla
    • Kommentoinnit tehdään suoraan sivustolla ja ne kerätään yhteen paikkaan nähtäville
    • Analyysityökalulla seurataan testaajien teknistä toimintaa
  • Pilottia päivitetään jatkuvasti palautteen perusteella

Valmis Pilotti

Beta Pilotti valmiina liitettäväksi kilpailutuksen yhteyteen ja käytettävissä suunnittelun apuna varsinaisen projektin alkaessa.